Meddig kell a munkaügyi iratokat megőrizni?

Ezt a problémát kívánta megoldani a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban: Tny.) 2018. december 23-án hatályba lépett kiegészítése, melynek lényege, hogy a foglalkoztatóknak a nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig kell megőrizniük a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi iratokat, a foglalkoztató megszűnésének esetére pedig elrendeli az iratőrzés helyének bejelentését.

A hiánypótló rendelkezés értelmében a foglalkoztató köteles a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembe vételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig megőrizni. Ez a kötelezettség akár 40-50 évig terjedő kötelezettséget is jelenthet.

A foglalkoztató a jogutód nélküli megszűnése (pl. végelszámolás, felszámolás) esetén köteles a munkaügyi iratok megőrzéséről gondoskodni, és az iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek bejelenteni. A bejelentéssel egyidejűleg a foglalkoztató képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.

Érdemes megemlíteni, hogy manapság egyre több foglalkoztató könyvelését, bérszámfejtését külső szolgáltató végzi, melynek következtében a munkaügyi iratok adattartalmát más szolgáltató tárolja. Ilyen esetben a szerződéses kapcsolat megszűnését követően gondoskodni kell arról, hogy a könyvelést, bérszámfejtést végző szolgáltató a munkaügyi iratokat (legyenek azok akár papír alapú iratok, akár elektronikus úton tárolt adatok) átadja a foglalkoztató részére.

A nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi iratok megőrzésének határidejére vonatkozó rendelkezés – átmeneti szabályozás nélkül – 2018. december 23-án lépett hatályba. Elvileg a határidős kötelezettség ezen időponttól kezdődően terheli a foglalkoztatókat. Ha például a munkavállaló most 2019. januárjában tölti be a 25. életévét, akkor az ő biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembe vételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó 2018. december 22. napját követően keletkezett munkaügyi iratokat a jelenlegi és a jövőbeli munkáltatóinak 2064. januárjáig kell megőrizni, feltételezve, hogy a munkavállaló 65 évesen, 2059. januárjában tölti be az öregségi nyugdíjkorhatárt. 

A 2018. december 23. napját megelőzően keletkezett iratokra – a Szerző megítélése szerint – azok a korábbi szabályok érvényesek, amelyek nem rendezték egyértelműen a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi iratok megőrzési kötelezettségét. Így az átmeneti szabályozás hiánya továbbra sem oldotta meg a hatályba lépést megelőzően keletkezett, ezen munkaügyi iratok megőrzési idejére vonatkozó jogbizonytalanságot.

Kapcsolódó jogszabály:
1997. évi LXXXI. törvény a társadalombiztosítási nyugellátásról