Könyvelés és pénzügy: az induló vállalkozás alappillérei

Egy vállalkozás elindításának egyik fő motivációja az önállóságra törekvés. Nagyon sok induló vállalkozó csak az önállósággal járó nagyobb jövedelmet látja, az ezzel járó vállalkozói felelősséget kevésbé. Az üzletben alapelv, hogy mindent megtehetsz, de mindennek következménye, és főleg ára van. Az ezzel járó felelősség pedig csak és kizárólag a vezetőé.

Vállalkozóként meglévő szakmai ismereteink mellé el kell sajátítanunk a vállalkozás tudományát is. Vállalkozóként egészen biztosan szükség van alapvető gazdasági, cégjogi, munkajogi ismeretekre, fontos látni a pénzügyi, számviteli és adózási tudnivalókat. Mindehhez járul az üzleti tervezés, kockázatelemzés, piackutatási, különféle marketing és értékesítési technikák ismerete. 
Természetesen nincs olyan ember, aki mindezekkel egy személyben maradéktalanul tisztában lenne, és mindegyikben egyformán járatos. A felsoroltak legalább 5-6 szakma naprakész tudását, ismeretét feltételezik. 

Mindezek teljes körű elsajátítására lesz se időnk, se energiánk. Az alapokkal kell tisztában lenni, felismerni, mikor, mely területen van szükség információra, vagy segítségre. Vállalkozóként talán ez az egyik, amit a legnehezebb megtanulni, és felismerni. Mégis nagyon fontos. Tanulásra, tudásra fordítani az időt már rövidtávon is a legjobban megtérülő befektetés.

Könyvelés és pénzügy

Sarkalatos probléma a könyvelés és a pénzügy területe. 
Könyvelőd fő feladata a különféle bevallások, általában adóbevallások elkészítése és benyújtása a törvények által előírt módon és határidőben. Feladata továbbá, hogy általa a vállalkozás eleget tegyen az állam irányába a törvények által számára előírt adatszolgáltatási kötelezettségeinek. 
Ebből következik, hogy a könyvelő nem vesz részt a cég napi működésében. A bevallásokhoz szükséges számlákat, bankszámla-kivonatokat, egyéb bizonylatokat utólag, egy adott időszak végén kapja meg. Ezért nincs is közvetlen rálátása a vállalkozás napi működésére, nem magától értetődő feladata nyomon követni, hogy melyik számlát fizették már ki, melyiket nem, stb. Ez tipikusan a pénzügy dolga.

A pénzügy – a könyveléssel ellentétben – a vállalkozás aktuális, napi pénzügyeivel foglalkozik: az éppen esedékes fizetési kötelezettségekkel, azzal, hogy melyik vevő fizetett, melyik nem. Elszámolni az utólagos kiadásra kiadott pénzekkel, cash-flowt vezetni, házipénztárt vezetni, naprakészen nyomon követni a bankszámla egyenlegedet: ezek mind-mind olyan napi feladatok, melyek tipikusan a vezető, vagy az ezzel megbízott munkatárs feladatai.
Tapasztalataink szerint olyan cégeknél, ahol a vállalkozás nem elég nagy ahhoz, hogy fel tudjanak venni erre a feladatra egy külön embert, ez a terület általában problémás szokott lenni. Jellemzően senki nem szeret vele foglalkozni: idegenkedik tőle, nem ért hozzá, nem tartja lényegesnek. 

Pedig ez az egyik legfontosabb terület. Egész egyszerűen nem engedheti meg magának egyetlen vállalkozás vezetője sem, hogy a cég pénzügyei ne legyenek rendben.

A legjellemzőbb problémák, amiket ezen a téren tapasztalunk: sok cégnél, amennyiben nem alkalmaznak rá külön embert, általában nincs egy dedikált, felelős személy, aki ezzel foglalkozna, akinek ez egyértelmű, deklarált felelőssége lenne. Hol a vállalkozás egyik, hol másik vezetője foglalkozik a pénzügyekkel, gyakran teljesen ötletszerűen, következetlenül. Így a legalapvetőbb információkhoz sem fognak hozzájutni, ami nem sok jót jelent a vállalkozás jövője szempontjából. 

Nem csak az aktuális, napi pénzügyekről van szó. Ha tisztában vagyunk a vállalkozás alapvető számaival, jobb üzleti döntéseket tudunk hozni. Egyszemélyes cégként, mint a vállalkozás vezetője saját magunkat nyilván nem fogjuk becsapni. Itt arra kell figyelni, hogy ne keveredjen a cég pénze a saját pénzünkkel. 

Az a pénz, amit tulajdonosként alaptőke formájában betettünk a cégbe, a továbbiakban nem a miénk, hanem a cégé. Azzal a pénzzel a továbbiakban csak cégként rendelkezünk, csak vállalkozásunk kiadásaira fordíthatjuk! Magánjellegű kiadást nem fedezhetünk belőle. Amennyiben több tulajdonos és/vagy vezető van, a későbbi viták és félreértések megelőzése érdekében feltétlenül érdemes kijelölni valakit, akinek a pénzügyek felügyelete a felelőssége lesz. Nagyobb cégnél szinte minden esetben felvesznek valakit erre a feladatra, akinek csak ezzel kell foglalkoznia, bizonyos cégméret alatt viszont ez nem éri meg. És nincs is rá szükség.

Vállalkozás pénzforgalmától függően érdemes, hetente, de legfeljebb kéthetente ellenőrizni a bankszámla állását, és a házipénztárt. Ha van ilyen, hetente számoljunk el a munkatársaknak az utólagos elszámolásra kiadott pénzekkel. 
Precízen vezetett nyilvántartások esetén egy ilyen ellenőrzés nem tart tovább egy óránál. Ilyenkor érdemes azt is megnézni, nincs-e lejárt vevőszámla, azaz olyan, amit korábban, halasztott fizetésre állítottál ki, és nem fizették ki határidőre.
Ha hetente, de legfeljebb kéthetente ellenőrizzük az aktuális pénzügyi helyzetet, egy esetleges hiányt is sokkal könnyebb feltárni, visszakeresni annak okát, mintha ezt hónapok pénzforgalmával kell megtenni. 

A hiányt okozhatja számolási hiba, esetleg egy elkeveredett bizonylat. Ha pedig nem ilyenről van szó, akkor haladéktalanul meg lehet, és kell tenni a szükséges lépéseket, még mielőtt a vállalkozást további, jelentősebb kár érné.